En la gestión hotelera, especialmente en Perú, existe una herramienta que goza de una confianza casi legendaria: Microsoft Excel. Es familiar, es (aparentemente) “gratis” y nos saca de apuros. Lo usamos para la lista de reservas, para cuadrar la caja, para el inventario del frigobar y hasta para llevar la contabilidad. Pero, ¿alguna vez te has detenido a calcular cuánto te cuesta realmente ese Excel?
La confianza en la gestión manual tiene un “costo oculto”. No es un costo que pagas en una factura mensual, sino uno que se filtra día a día en forma de errores, tiempo perdido y, lo más doloroso, clientes insatisfechos.
El evento digital más importante del año se acerca, y es el momento perfecto para auditar nuestros procesos y descubrir dónde estamos perdiendo dinero.
Aquí te revelamos 5 costos ocultos que tu Excel te está generando ahora mismo:
1. El Costo del Overbooking (El Pecado Capital)
Es la escena clásica: tu recepcionista anota una reserva por teléfono en el Excel. Diez minutos después, mientras estaba en el baño, entró una reserva por Booking.com para esa misma habitación. El Excel no se sincroniza solo.
El “costo oculto” aquí es altísimo: tienes que reubicar al huésped (pagando tú su estadía en otro hotel, usualmente más caro), gestionar el reembolso y, peor aún, recibir una reseña de 1 estrella que te costará docenas de futuras reservas.
2. El Costo de la “Doble Digitación” (El Ladrón de Tiempo)
La reserva entra por WhatsApp, la apuntas en el cuaderno. Luego, la pasas al Excel. Luego, para el checkout, sacas esos datos del Excel y los digitas en el portal de SUNAT para la factura. ¿Cuántas horas-hombre se pierden en este proceso? Multiplica esas horas por el sueldo de tu personal (o el valor de tu propio tiempo). La automatización no es un lujo; es una necesidad.
3. El Costo del “Checkout Lento” (El Asesino de Reseñas)
Hiciste todo bien: la habitación impecable, el desayuno delicioso. Pero llega el checkout. El huésped está apurado por ir al aeropuerto. Te pide su factura. Y ahí empiezas tú: abres el portal de SUNAT, buscas la Clave Sol (que anotaste en ese cuadernito), la página se cuelga, y el estrés del huésped aumenta. Esa reseña que iba a ser de 5 estrellas ahora baja a 3 con el comentario: “Todo bien, pero el checkout fue muy lento.”
4. El Costo de “No Saber” (Decisiones a Ciegas)
Pregunta rápida: ¿Cuál fue tu porcentaje de ocupación exacto el martes pasado? ¿Cuál es tu tarifa promedio (ADR)? ¿Qué canal te trae más ingresos? Si usas Excel, obtener esa data te tomaría horas de trabajo manual. Un sistema de gestión (PMS) te da esa información en un clic. Sin data, no puedes tomar decisiones inteligentes de precios; solo estás adivinando.
¿La Solución? Dejar de pagar estos costos.
Un sistema de gestión hotelera como Xafiro no es un “gasto” más. Es la inversión que elimina todos estos costos ocultos. Imagina un sistema donde:
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Las reservas de todos tus canales (Booking, tu web, teléfono) caen en un solo calendario. (Adiós, Overbooking).
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La factura electrónica se genera con un clic, conectada a SUNAT. (Adiós, Clave Sol).
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Tu web tiene un motor que vende por ti 24/7. (Adiós, Comisiones).
Prepárate…
El momento de evaluar si tu Excel te está costando demasiado ha llegado. El evento de compras digitales más importante de Perú está por empezar, y en Xafiro creemos que es la oportunidad de oro para modernizarse. Mantente atento a nuestras redes. Estamos preparando algo 🤫.
